От коробок к байтам: оцифровка архивов по требованию с OCR, метаданными и защищённым облачным доступом
Мы превращаем физические архивы любой сложности в структурированные цифровые фонды с точным OCR, богатыми метаданными и безопасным облачным доступом. Наша услуга по требованию охватывает полный цикл: аудит, логистику, сканирование, верификацию, индексацию и публикацию, обеспечивая соответствие стандартам, измеримое качество и быстрый поиск по всему контенту.
Кто мы
Мы — команда экспертов по оцифровке и управлению документами, объединяющая архивную практику, компьютерное зрение и облачную безопасность. Наша миссия — превратить бумажные фонды в надёжный цифровой актив с измеримым качеством, прозрачными SLA и удобным доступом для людей и систем.
От коробок к байтам: сквозной процесс
Мы берём на себя весь путь от первичного описания коробок до публикации файлов в облаке, выстраивая прозрачные этапы, контрольные точки и метрики качества, чтобы ваше наследие стало доступным, индексируемым, защищённым и оперативно применимым в ежедневной работе сотрудников.
-
Наши специалисты проводят инвентаризацию коробок, типологию документов и оценку рисков, чтобы спроектировать оптимальные маршруты обработки. Мы согласуем уровни сервиса, требования к метаданным, форматы результата и правила доступа, фиксируя их в технологической карте проекта и понятных SLA.
-
Каждая коробка и связка получают уникальные штрихкоды, отражённые в системе учёта, где отслеживается местоположение, ответственные и статусы. Это обеспечивает прозрачную цепочку хранения, предотвращает потери и поддерживает точность сопоставления цифрового образа с исходным материальным носителем.
-
Мы организуем бережную логистику с пломбированными контейнерами, GPS-мониторингом и страхованием груза на полную стоимость. Время в пути минимизируется, условия перевозки документируются, а доступ к материалам ограничивается доверенными сотрудниками, что гарантирует безопасность на каждом киломентре.
Подготовка документов к сканированию
Тщательная препресс-подготовка обеспечивает чистоту изображений и высокую точность OCR, включая удаление скреплений, разглаживание, обезпыление и выравнивание, с учётом деликатных носителей, нестандартных форматов и смешанных типов бумаги, без риска для исторической ценности материалов.
Связаться с намиДеликатное извлечение и очистка
Операторы с опытом архивной реставрации аккуратно извлекают документы, удаляют пыль и следы загрязнений щадящими методами. Это снижает шум на изображениях, предотвращает засветы и ореолы, повышая читаемость тонких линий, печатей и рукописных помет, важных для последующего поиска и экспертизы.
Работа со скреплениями и крепёжами
Мы безопасно удаляем скрепки, степлерные скобы, клипсы и шнуровку, фиксируя изъятие в журнале и, при необходимости, возвращая оригинальную подшивку после оцифровки. Процедуры разработаны для сохранности, исключают повреждение краёв и предотвращают пропуски страниц при поточной подаче.
Обработка нестандартных и ветхих носителей
Планы, калька, термобумага, прозрачные конверты, фотографии и ветхие листы требуют отдельных профилей. Мы используем пластины прижима, мягкую подсветку, листовые направляющие и безконтактные камеры, сохраняя геометрию и текстуру, достигая чистоты и контрастности без механического стресса документов.
Сканирование: оборудование и параметры
Мы подбираем лучшие технологии под задачу: поточные ADF для массивов, планетарные сканеры для переплётов, камерные станции для форматов А0, управляя цветом, разрешением и динамическим диапазоном, чтобы получить мастер-файлы архивного качества и оптимальные производные версии.
Планшетные, поточные и планетарные комплексы
Комбинируя три класса оборудования, мы сохраняем баланс скорости и деликатности. Поточные линии обеспечивают тысячи страниц в час, планшеты дают идеальную плоскость, а планетарные системы снимают разворот без разрушения переплётов, что критично для редких и ценных изданий.
Калибровка цвета и разрешения
Профилирование по шкалам IT8 и регулярная калибровка гарантируют точную цветопередачу печатей, подписи и оттенков бумаги. Разрешение подбирается по назначению: от 300 dpi для текстов до 600–1200 dpi для графики и микроэлементов, повышая точность распознавания и читаемость деталей.
Коррекция геометрии и разворот переплётов
Алгоритмы коррекции деформаций устраняют бочкообразность, кривизну, пальцевые тени и провалы корешка. Мы используем V-образные колыбели, стеклянные пластины и многокадровую съёмку, сохраняя страницы ровными и параллельными, что прямо влияет на качество OCR и будущую полнотекстовую выдачу.
OCR: распознавание текста и проверка
Мы применяем многоязычный OCR с пользовательскими словарями, контекстной проверкой и машинным обучением, чтобы повысить точность на специфичной терминологии, рукописных вставках и низкоконтрастных оригиналах, дополняя автоматизацию человеческой верификацией критических полей и именованных сущностей.
- Многоязычность и смешанные алфавиты Системы распознают кириллицу, латиницу и их смеси, корректно обрабатывая даты, номера, символы штрихкодов и печатей. Мы автоматически определяем язык страницы, применяем дополнительную нормализацию и сохраняем структуру документа, включая колонтитулы, таблицы и списки для точной индексации.
- Отраслевые словари и дообучение Мы составляем словари юридических терминов, медицинских сокращений, инженерных обозначений и обучаем модели на ваших примерах. Это снижает количество ложных распознаваний и повышает полноту извлечения сущностей, что особенно важно для поисковых запросов и аналитики по узким предметным областям.
- Верификация и человеко-машинный контроль Критически важные поля проходят двойную проверку оператором с интерфейсами подсветки неуверенных зон. Мы задаём пороги уверенности, правила автоприёмки и маршрутизацию на коррекцию, достигая баланса скорости и качества без чрезмерных затрат на ручную валидацию данных.
Метаданные, индексация и таксономии
Мы описываем документы богатыми метаданными, строим иерархии дел, связываем сущности и версии, чтобы поиск и аналитика работали быстро и точно, а юридическая трассируемость и контекст сохранения обеспечивали доверие и соответствие внутренним и международным стандартам управления информацией.
Схемы метаданных и политики
Создаём согласованные схемы на базе Dublin Core, MoReq, METS и внутренних полей клиента. Определяем обязательность, типы данных, правила валидации и жизненные циклы, что делает каталог устойчивым, расширяемым и понятным для пользователей, интеграторов и автоматических процессов.
Автоматическое извлечение ключевых полей
Мы извлекаем даты, контрагентов, суммы, номера договоров и штрихкоды, связываем с внешними справочниками и системами. Точность повышается через контекстные правила и регулярные выражения, а исключения направляются на ревью, чтобы минимизировать ручной ввод и ускорить доступ к нужной информации.
Таксономии, версии и связи
Создаём дерево категорий, теги и перекрёстные ссылки между документами, версиями и приложениями. Это помогает прослеживать историю изменений, быстро находить родственные материалы и формировать подборки, отчёты и досье для проверок, аудитов и внутренних исследовательских задач.
Услуги по требованию
Мы предоставляем гибкие пакеты работ, сочетающие логистику, сканирование, OCR, метаданные и облачную публикацию. Стоимость прозрачно зависит от объёмов, SLA и глубины описания, а результаты включают мастер-файлы, производные форматы, отчёты качества и безопасный доступ для вашей команды.
Экспресс-оцифровка коробок с базовой индексацией
Быстрый старт для срочных партий: бережная логистика, подготовка, сканирование 300–400 dpi, очистка изображений и базовые метаданные уровня дела. Вы получаете полнотекстовые PDF с вшитым OCR и простыми полями поиска, что сразу снижает время доступа к документам без долгого внедрения.
от 15 900 ₽ за коробку
Расширенный OCR и нормализация метаданных
Для требовательных кейсов создаём отраслевые словари, обучаем модели, извлекаем ключевые поля и связываем сущности. Включена двойная верификация критических данных, экспорт в PDF/A, TIFF и JSON, отчёты метрик точности и корректности, что повышает надёжность аналитики и юридическую пригодность.
от 15 900 ₽ за коробку
Защищённое облачное хранилище с аудитом доступа
Публикация результатов в изолированном облаке с шифрованием, ролевой моделью, многофакторной аутентификацией, временными ссылками и детальным журналом действий. Включены резервные копии, мониторинг, оповещения о рисках и поддержка 24/7, чтобы документы были доступны безопасно и предсказуемо.
от 15 900 ₽ за коробку
Защищённый облачный доступ
Готовые материалы публикуются в облаке с шифрованием и ролевой моделью доступа, где поиск работает по полнотексту и метаданным, а все действия записываются в аудит, обеспечивая прозрачность, безопасность и удобную коллаборацию для распределённых команд и внешних проверяющих органов.
Интеграции и экспорт данных
Мы подключаемся к вашим DMS, ECM, ERP и аналитическим платформам, предоставляя API, вебхуки и пакетный экспорт в устойчивых форматах, чтобы цифровой архив органично стал частью существующих процессов, исключая дублирование и ручную миграцию контента между системами.
Узнать больше
Сроки, SLA и масштабируемость
Мы планируем мощности под пики, гарантируем предсказуемые сроки и фиксируем показатели SLA, чтобы даже крупные фонды обрабатывались стабильно и без компромиссов по качеству, а срочные партии получали приоритетную линию без риска простоя процессов клиента.
Прозрачные показатели SLA
Договариваемся о метриках срока цикла, готовности, точности OCR, доле повторной обработки и времени реакции поддержки. Публикуем регулярные отчёты и даём доступ к панелям мониторинга, чтобы вы видели прогресс проекта и могли оперативно корректировать приоритеты партий.
Параллельные линии обработки
Мы масштабируем мощности горизонтально, распределяя партии по независимым линиям сканирования и верификации. Это снижает риски узких мест, обеспечивает высокую пропускную способность и позволяет выдерживать жёсткие сроки без падения качества или перегрузки отдельных операторов.
Пилот и пошаговое развёртывание
Начинаем с пилота на репрезентативной выборке, уточняем схемы метаданных, профили сканирования и ожидания пользователей. После согласования масштабируем процессы, заранее устраняя риски, что экономит бюджет и позволяет достичь устойчивых результатов уже на ранних этапах оцифровки.
Контроль качества и отчётность
Качество измеряется и документируется на каждом шаге: от визуальной оценки изображений до статистик распознавания и валидации метаданных, а отчёты позволяют проследить историю исправлений, причины отклонений и достигнутые показатели, подтверждая ценность проекта для бизнеса.
Визуальные и формальные проверки
Мы проверяем горизонт, кроп, контраст, артефакты, полноту страниц и корректность порядка. Валидации охватывают форматы, контрольные суммы, вшитые шрифты и соответствие целевым профилям, исключая незаметные дефекты, которые могли бы снизить пригодность архива для поиска и юридических целей.
Метрики OCR и метаданных
Подсчитываем словарную точность, долю нераспознанных символов, уверенность по полям, полноту извлечённых сущностей и количество исправлений. Эти метрики доступны в динамике, что помогает принимать решения о дообучении моделей и корректировке правил извлечения информации.
Отчёты и трассируемость изменений
Каждая правка фиксируется с авторством, временем и причиной. Отчёты позволяют отследить путь документа от коробки до публикации, включая этапы, исполнителей и контрольные точки, создавая доказательную базу для аудитов, сертификаций и внутренних проверок качества работы подрядчика.
Отраслевые решения и кейсы
Мы адаптируем процесс под отраслевые стандарты и содержимое фондов, демонстрируя лучшие практики и измеряемые результаты на реальных кейсах, чтобы ваша команда получила понятные ориентиры, ожидаемые выгоды и уверенность в эффективности выбранного подхода к цифровой трансформации архивов.
Сертификации и стандарты
Мы опираемся на ISO 27001, ISO 9001 и лучшие практики управления рисками, регулярно проходим внешние аудиты и тесты. Политики безопасности документированы и доступны для ознакомления, что упрощает согласование с комплаенсом и юридическими службами заказчика на ранних этапах.
Обезличивание и минимизация данных
Для персональных и чувствительных данных применяем маскирование и псевдонимизацию, ограниченный набор полей и принципы минимизации доступа. Это снижает регуляторные риски, упрощает обмен с партнёрами и сохраняет полезность материалов для аналитики без раскрытия излишней информации.
Непрерывность и резервное копирование
Настраиваем резервные копии, геораспределённое хранение и планы восстановления после сбоев. Проводим регулярные учения и тесты, чтобы убедиться, что доступ к архиву не прерывается, а данные остаются целостными даже при отказах оборудования или инцидентах на стороне инфраструктуры.
Поддержка пользователей и обучение
Мы помогаем командам быстро освоить цифровой архив: от онбординга и базовых сценариев поиска до продвинутых фильтров, сохранённых запросов и отчётности, обеспечивая устойчивое принятие решения в ежедневной работе без перегрузки обучением и сложных регламентов.
Онбординг и стартовые курсы
Проводим интерактивные сессии, демонстрации и практикумы с реальными кейсами. Готовим краткие карточки действий и видеоинструкции, чтобы сотрудники могли уверенно выполнять повседневные задачи, находить нужные документы и делиться подборками, не обращаясь постоянно в службу поддержки.
Поиск, фильтры и сохранённые запросы
Объясняем стратегию полнотекстового поиска, использование метаданных, фасетных фильтров и булевой логики. Настраиваем сохранённые запросы и оповещения, чтобы пользователи получали актуальные результаты автоматически, экономя время и повышая качество принятых решений на основе данных.
Служба поддержки 24/7
Круглосуточная поддержка отвечает в чатах, по почте и телефону, быстро эскалируя сложные случаи. База знаний обновляется по мере появления новых функций, а регламент SLA по инцидентам и запросам на изменения делает взаимодействие прозрачным и предсказуемым для всех участников процесса.
Экономическая эффективность и окупаемость
Мы показываем прямые и косвенные эффекты: сокращение времени поиска, уменьшение площади хранения, снижение рисков и ускорение аудитов, переводя результаты в понятные цифры окупаемости и выгод для бюджета, чтобы инвестиции в оцифровку подтверждались фактами, а не обещаниями.
Бизнес-кейс и метрики успеха
Формируем расчёт TCO и ROI с учётом логистики, обработки, хранения и поддержки. Определяем базовые метрики времени поиска, доли найденных документов и скорости согласований, чтобы сравнить показатели до и после внедрения и закрепить эффект в управленческих отчётах компании.
Модель затрат и прогнозирование
Предлагаем прозрачную модель стоимости с зависимостями от объёмов, SLA и глубины метаданных. Прогнозируем расходы на хранение, рост фонда и пиковые нагрузки, помогая планировать бюджеты без сюрпризов и выбирать оптимальные параметры услуги под реальные сценарии использования.
Оптимизация процессов клиента
Находим узкие места в ваших внутренних процессах, связанных с доступом к документам, согласованиями и проверками. Предлагаем автоматизацию рутинных действий и перестройку маршрутов, что дополнительно сокращает издержки и повышает скорость работы без риска для качества и соблюдения регламентов.
Управление оригиналами и возврат
Мы аккуратно обрабатываем и возвращаем бумажные носители после оцифровки или организуем ответственное хранение и утилизацию по регламенту, документируя каждое движение, чтобы обеспечить полную прозрачность, контроль и юридическую безупречность процесса для всех заинтересованных сторон.
Возврат в исходном порядке
После сканирования документы возвращаются в исходную структуру дел и папок. Мы используем чек-листы порядка, фотофиксацию и штрихкодирование разделителей, чтобы сохранить логическую последовательность, облегчить повторные проверки и не нарушить привычную навигацию сотрудников по архиву.
Ответственное хранение и доступ
Если требуется длительное хранение, мы предлагаем сертифицированные склады с контролем климата, ограничением доступа и регулярной ревизией. Запросы на выдачу фиксируются, а транспорт сопровождается теми же мерами безопасности, что и при первичной логистике, исключая потери и несанкционированный доступ.
Экологичная утилизация и актирование
По вашему решению проводим конфиденциальную утилизацию с актами и подтверждением уничтожения. Процесс соответствует экологическим нормам и требованиям безопасности, а сопроводительная отчётность пригодна для предоставления контролирующим органам и внутренней службе комплаенса компании.
